税务法院希望通过USPS跟踪数据库来确定与USPS没有应用邮戳的包裹等效的邮戳

在以下情况下,纳税人的律师 提尔登诉专员,TC Memo 2015-188在最后一天为纳税人的税务法院案准备了请愿书,以便将请愿书提交。 请愿书已通过挂号信发送到IRS。

到目前为止,一切看起来都不错,除了律师使用了在线邮费服务(Stamps.com)来打印经过认证的邮件邮费和证明文件。 这本身不是问题,除了有关“及时归档”的规则不仅提供保护而不是通过挂号信进行归档之外,还可以。

相反,只有在满足以下条件的情况下,认证邮件才能作为及时提交的证明:

如果文件或付款是通过美国认证邮件发送的,而发件人的收据以 向其提交文件或付款的邮政员工,收据上以美国邮戳为准的日期将被视为文件或付款的邮戳日期。因此,可以通过使用挂号或挂号邮件来消除单据或付款在存入邮件之日不加邮戳的风险。

当然,除了通过邮局将其交给USPS员工以外,还可以通过认证邮件来邮寄文档。 如果文档包含足够的邮资和正确的证明邮件文书,则可以将其简单地放入邮箱或交给USPS邮政承运人。

在这种情况下,尽管我们不确定文件是如何进入邮政系统的,但我们确实知道该文件没有提交给美国邮政服务员工。 该文件实际上也没有被美国邮政服务加盖邮戳。 而是在信封上仅找到Stamps.com的日期(反映了购买邮资的日期),这是使用此类第三方邮资选项进行邮寄的正常处理方式。

美国国税局认为,基于没有美国邮政服务邮戳的事实,应通过Reg确定申请日期。 301.7502-1(c)(2)通常规定,在这种情况下,通过查看文件的交付日期,然后根据与该文件的邮寄日期相比,通常该文件通常何时交付,可以确定该文件已被视为已邮寄,保留到邮寄日期。

有趣的是,税务法院没有采纳美国国税局的观点-但是法院的做法也未能帮助纳税人(尽管这可能会帮助面临国税局挑战的其他纳税人及时邮寄文件)。

税务法院使用了美国邮政服务的跟踪系统来确定文件的邮寄时间。 该系统直到最后提交日期的两天后才显示该文件的条目,因此法院根据证据确定该项目没有及时提交。

法院证明使用USPS跟踪数据的理由如下:

但是,USPS跟踪(以前为USPS跟踪&确认)表明信封已于2015年4月23日进入美国邮件系统。 布特比诉专员,T.C.备忘录。 2011年11月,2011年,WL 94744,在法院明确裁定USPS Track&确认数据代表“美国邮政服务的正式记录”,可以充当USPS邮戳的功能,或等同于USPS邮戳的功能。另请参见7502(f)(关于私人交付服务的处理以及以电子方式加到数据库中作为邮戳的公司记录的使用)。毕竟,USPS跟踪数据和更传统的邮戳都是USPS的产品,在确定邮寄时间时,没有任何迹象表明前者不如后者可靠和准确。看到 ID。正如我们所说 布特比诉专员,2011年WL 94744,* 5,“美国邮政服务跟踪和确认服务从中立的第三方来源提供了可靠的数据,不会受到各方的操纵。”也可以看看 阿贝尔斯诉专员,91 T.C. 1019,1034-1035(1988)(关于修改法律以反映技术进步)。

当纳税人抱怨USPS数据库一定有误时,法院指出,当未将文件提供给邮政服务人员和带有白色邮戳的证明邮件收据(注明邮寄日期)时,纳税人将承担邮戳的风险。可能无法及时应用。

因此,法院有效地发现,如果所涉文件本身不带有USPS邮戳日期,则USPS跟踪数据将作为邮戳日期。 

为谨慎起见,建议将对时间敏感的物品直接邮寄到USPS邮局,并获得经认证的邮寄收据。 但是,如果客户没有这样做,而是以可以使用USPS跟踪系统的方式邮寄了文件,则税务顾问应建议客户获取该数据,以便在国税局建议该文件未及时归档的情况下可用。