以电子方式获得雇主要求以拟定形式发布的FICA退款申请书的方法

2015-15公告 IRS试图解决构成雇员同意雇主提出的退还FICA税要求的同意的内容。 具体而言,该通知包含建议的收入程序,该程序将为从雇员那里获得电子同意的雇主提供要求。 

除非该裁决以最终形式在《内部税收公报》上发布,否则雇主无需遵守该裁决的规定。 但是,雇主在获得当前的同意时可能会依赖拟议的收入程序,因此,使用这些程序的雇主将受到保护,以免日后提出索赔,即他们在提交申报表之前未获得雇员的适当同意。

美国国税局要求对拟议的收入程序发表评论,评论截止日期为“ 4月31日”(大概是美国国税局实际上是4月30日)。

拟议收入指出,该裁定不适用于与额外医疗保险税有关的任何问题,因为只有在雇主未从雇员的工资中预扣税款的情况下,才可以要求退还与该税有关的退款-否则,雇员只需追讨当他/她提交有关年份的个人纳税申报表时为“超额”。

拟议的程序始于第3节中的术语定义。 值得注意的是“电子邮件地址”的定义,该定义定义了根据本通知使用的电子邮件地址的某些要求。

通常,在建议的过程中,“电子邮件地址”是指在正常业务过程中,由雇主在安全的雇主提供的电子邮件网络上提供的任何电子邮件地址。 另外,也可以使用员工的个人电子邮件地址,但前提是要满足某些条件。

就本裁决而言,合格的个人电子邮件地址必须:

  • 是员工提供给雇主的最新电子邮件地址
  • 在日常业务过程中必须保留在雇主的人事记录中
  • 除通过员工授权代表之外,不能是从第三方来源获得的电子邮件地址

签名包括电子签名,但是这种电子签名必须满足拟议收入程序第6节(稍后讨论)中的要求,该要求在以后的任何指南中都进行了修改。

第5节包括同意书的基本要求。 必须在雇主的记录中保留该同意,以支持雇主证明已获得此类同意。 该记录必须保留与行政相关的时间,但必须遵守最重要的规则,即必须至少保留四年。

员工的同意必须包含:

  • 包含员工的姓名,地址和社会保险号;
  • 包含雇主的姓名,地址和雇主识别号;
  • 包含纳税期限,税种(例如,社会保障税和医疗保险税)以及提供雇员同意的税额; 
  • 肯定地指出,雇员授权雇主为多付的雇员应纳税额要求退款;
  • 对于上一年收取的金额,请包括员工的书面声明;
  • 确定索赔的依据(例如,由于追溯性的立法变更,要求退还因2014年提供的超额过境补助金而扣留的社会保障和医疗保险税);和
  • 注明日期并根据伪证罚款载有员工的签名。伪证声明的处罚应位于所需签名的正上方。

允许电子请​​求同意和电子雇员同意的文件。 拟议裁决指出,这些项目应遵守有关电子记录的一般规则, 收入程序97-22.

员工必须合理地使用任何电子同意书系统(因此,无需要求员工必须使用仅可从数英里之外的公司办公室访问的特定计算机),并且应合理设计以防止除员工以外的任何人给予员工同意。

电子同意书的格式必须不低于书面文件的格式。

根据提议的收入程序的初始规则,如果签名满足以下要求,则该签名将被视为有效:

  • 一个人(即签名人)必须使用可接受的电子签名形式;在本收入程序中,该名称应包括在电子记录内或电子记录末尾的键入名称,例如键入签名栏或其他可接受的电子形式,或在IRS发布的指南,出版物,表格,说明,或在irs.gov网站上;
  • 电子签名必须由有意签署电子记录的人签发(例如,表明某人同意电子记录中包含的信息); 
  • 电子签名形式必须附加到要签名的电子记录上或与之关联; 
  • 必须有一种方法可以识别和认证特定的人作为签名人;和
  • 必须有一种方法来保持签名记录的完整性

挑战将是第四个要求-拥有一个系统来识别和认证执行电子签名的人。 据推测,这将要求员工“登录”或采取一些仅他/她应该能够执行的类似操作,以证明他们是签署表格的人。 相反,仅拥有一个开放的网页,任何人都可以在该网页中键入员工的姓名,这不是可接受的签名形式。

系统必须通知员工该信息是根据伪证处罚提供的。 雇主必须根据IRS的要求提供一份雇员同意书或答复的纸质副本,以表明该雇员未授权雇主代表他或她要求退还FICA税。

拟议的程序还规定了雇主取得同意的“合理努力”,即使由于雇主无法找到该雇员或该雇员而未获得该同意,雇主也可得到退款。只是拒绝同意或表明员工拒绝批准同意。

裁决中规定的步骤包括:

  • 雇主按照本收入程序的规定正确征求雇员的同意;
  • 以电子方式发送的同意请求可以确认收到电子邮件。  该请求必须明确要求员工确认已收到同意书(例如,通过单击投票按钮(是)或通过向雇主发送回复消息)。 读取-接收消息是不够的;
  • 雇主保留邮寄同意请求的记录,通过电子邮件发送同意请求的记录(包括确认收到电子邮件)或不提供雇员同意的向个人交付的记录,或表示该雇员没有授权雇主代表其要求退还FICA税的回复;
  • 如果邮件无法送达,则雇主会努力确定员工的当前地址,如果发现了新地址,则雇主会以书面形式向新地址发送同意书,或要求提供书面通知。通过电子邮件或亲自交付同意,要求雇员在请求之日起不少于45天答复后续请求;和
  • 在电子邮件发送失败的情况下(例如,通知雇主,由于电子邮件地址的问题,雇主试图发送的消息未到达员工),或者在员工未确认收到电子邮件的情况下电子邮件中,用人单位将书面形式的同意请求邮寄到该雇员的最后已知地址,或者通过个人交付向该雇员提供同意书,要求该雇员在要求答复之日起不少于45天到后续请求。

尽管不要求雇主遵循这些新程序,但谨慎地建议,希望使用电子方式获得此类同意的雇主应在最终指导之前采用这些程序。